Система электронного документооборота T-FLEX DOCs - корпоративная система электронного документооборота и управления инженерными данными об изделиях.
Главное в этих нововведениях – юридическое закрепление следующих основных положений:
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs - информационное ядро комплекса T-FLEX
Доступные пользователю инструменты по созданию и ведению конструкторских и технологических данных промышленного предприятия представляют собой информационное ядро комплекса T-FLEX. Система электронного документооборота T-FLEX DOCs полностью интегрирована с T-FLEX CAD и T-FLEX Технология, и интерфейс, все справочные данные и функциональность системы электронного документооборота T-FLEX DOCs являются общими для конструктора и технолога. Работая над проектом, каждый из них, взаимодействуя с общей информационной базой, использует единые программные механизмы, что обеспечивает быстроту принятия и надежность сохранения проектных решений, облегчает обучение пользователей. Приведем обзор функций и возможностей системы электронного документооборота T-FLEX DOCs
Разработка и ведение состава изделия
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs, предназначенная для управления всей информацией об изделии, процедурах и процессах его разработки, объединяя в себе всю основную информацию о жизненном цикле изделия, делает эти данные доступными всем пользователям. Интерфейс системы электронного документооборота T-FLEX DOCs обеспечивает очень наглядную работу с деревом структуры изделия, делая её простым и интуитивно понятным процессом. В системе электронного документооборота T-FLEX DOCs отсутствуют ограничения на структурную сложность или количество хранимых объектов. Пользователю предоставляется возможность работать в привычных понятиях: проект, изделие, архив документов, сборка, деталь, покупное изделие и т.д.
Интерфейс системы электронного документооборота T-FLEX DOCs обеспечивает очень наглядную работу с деревом структуры изделия
Любой из хранящихся в системе электронного документооборота T-FLEX DOCs объектов может быть оснащен описывающей его информации. Система электронного документооборота может включать: сборочные чертежи, трехмерные модели, текстовые документы, перечни, спецификации, ведомости, простые и сборочные техпроцессы, сведения о маршруте движения изделия в процессе проектирования и подготовки его производства, перечень других исполнений или вариантов комплектации изделия, извещения об изменениях и т.д.
Автоматическое управление составом изделия в процессе конструирования
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs обладает рядом специализированных механизмов для полной поддержки уникальных параметрических преобразований деталей и сборок, реализованных в системе проектирования T-FLEX CAD.
Информация, описывающая хранящийся в системе объект может содержать сборочные чертежи, трехмерные модели, текстовые документы и т.д.
Система поддерживает создание и использование библиотек параметрических элементов и сборок с переменным составом. Специальные методы работы системы электронного документооборота T-FLEX DOCs позволяют избежать какого-либо копирования документов в процессе их использования. Полностью автоматизированный построитель структуры изделия автоматически отслеживает принадлежность и местоположение файлов, исключая все возможные конфликтные ситуации, возникающие при их редактировании. В результате работы этого механизма в системе электронного документооборота T-FLEX DOCs ведется автоматическое формирование структуры проектируемого изделия непосредственно в процессе его конструирования.
Важной особенностью этого инструментария является разделение понятий "структура файлов" и "структура изделия". Теперь при построении сборок пользователю предлагается целый ряд вариантов включения объекта в сборку, позволяющих точнее описать правила дальнейшего поведения объекта. Новая структурная модель не только допускает использование вспомогательных графических примитивов, элементов оформления чертежей и промежуточных (технологических) сборок, но и позволяет автоматизировать формирование "правильной" структуры изделия вне зависимости от структуры используемых для этого файлов.
Специальный механизм системы электронного документооборота, предназначенный для анализа проводимых изменений в параметрических сборках, автоматически выполняет оценку структуры изделия, проверяет права и допустимость вносимых изменений и проводит эти изменения на любом уровне иерархии без каких-либо дополнительных действий со стороны пользователя. Стоит отметить, что все вышеупомянутые инструменты практически не отвлекают пользователя от самого процесса проектирования. Все действия выполняются либо автоматически, либо требуют минимального времени, необходимого на выбор варианта действий или дальнейшего развития событий.
Организация коллективной работы над проектом
Развитые механизмы маршрутизации документов (Workflow) и управления процессами проектирования, согласования и подготовки производства дают возможность не только предварительно описать типовые процессы перемещения документов, но и автоматизировать рутинные действия. Система электронного документооборота T-FLEX DOCs позволяет автоматически отслеживать состояние работ над каждым документом, автоматически выдавать задания исполнителям, предоставляет данные для оценки сроков отставания от графика, оповещает заинтересованных пользователей о завершении отдельных этапов контролируемых бизнес-процессов.
Поддержка методов канцелярского документооборота
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs в полной мере осуществляет поддержку канцелярского документооборота и имеет ряд специальных механизмов, ускоряющих выполнение большинства действий, выполняемых при регистрации документов. Специальный набор канцелярских параметров может быть добавлен к любому документу системы электронного документооборота T-FLEX DOCs. Он покрывает все необходимые данные для регистрации и сопровождения входящих, исходящих и внутренних документов. Использование этих данных в сочетании с механизмами маршрутизации позволяет автоматизировать контроль прохождения всех цепочек работы над документом.
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs предоставляет в распоряжение пользователя средства настройки механизма назначения доступа. Это позволяет реализовывать редкие для технического электронного документооборота типы доступа, такие как добавление объекта без возможности его последующего просмотра и т.д. Немаловажной особенностью системы электронного документооборота T-FLEX DOCs с точки зрения реального применения для канцелярского документооборота является возможность регистрации и последующего учёта бумажных документов.
Генерация отчетов произвольной формы
Одним из важнейших средств системе электронного документооборота T-FLEX DOCs, направленным на ускорение адаптации программного продукта к условиям конкретного предприятия является возможность создания, регистрации и использования отчетов, принятого на предприятии вида. Система электронного документооборота T-FLEX DOCs "умеет" представлять данные множеством различных способов: спецификации, ведомости, перечни, карточки и прочее. Но всегда существует задача, предусмотреть которую заранее невозможно. Механизм генерации отчетов, позволяет получать итоговые документы в формате MS Word, MS Excel, T-FLEX CAD и HTML. Пользователю предоставлен простой диалоговый графический интерфейс для создания шаблонов отчетов, логики выбора и подготовки данных и включения таких отчетов в список стандартно выводимых системой электронного документооборота T-FLEX DOCs.
Механизмы генерации отчетов системы электронного документооборота T-FLEX DOCs позволяют получать документы различных форматов.
Управление архивом предприятия
Хранилище документов на базе системы электронного документооборота T-FLEX DOCs может быть организовано в соответствии с любыми разумными требованиями к иерархии и организации хранения данных, не накладывая никаких ограничений ни на их количество, ни на глубину вложения. Доступ к документу может быть назначен как косвенно, то есть на головной архив, в котором находится документ, так и непосредственно на документ. Доступ может быть назначен как отдельному пользователю, так и целой группе (с учетом подгрупп). Для большей гибкости механизм доступов позволяет описать права пользователя на документ по отношению к каждому возможному действию, которой позволяет выполнить система электронного документооборота T-FLEX DOCs.
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs имеет встроенную систему поиска, позволяющую быстро находить документы по любому известному пользователю набору сведений о параметрах или местоположению документов. Механизм контроля корректности коллективного использования документов постоянно отслеживает правильность и своевременность обновления оригиналов документов. Механизм версий позволяет отслеживать происходящие изменения с возможностью просмотра документов по дате.
Безопасность хранения данных
Для обеспечения надежного и безопасного хранения данных система электронного документооборота T-FLEX DOCs использует специальное защищенное файловое хранилище. Это позволяет полностью обезопасить хранимую информацию от любого несанкционированного доступа. Обеспечиваемый системой электронного документоооборота T-FLEX DOCs уровень безопасности данных соответствует всем современным требованиям и стандартам.
Поддержка ролей пользователей
Ролевой доступ пользователей к системе значительно упрощает восприятие данных соответственно специализации работника и ограничивает случайное вмешательство пользователя в работы, выполняемые другими сотрудниками. Роли или профили пользователей определяют форму представления данных и ограничивают доступ к отдельным операциям над документами.
Сравнение и анализ состава изделий
В составе системы электронного документооборота T-FLEX DOCs имеется специализированная утилита сравнения и анализа изделий. Она позволяет быстро собирать и обрабатывать данные о входимости и применяемости детали или изделия, а так же производить сравнение нескольких изделий по их составу. Механизм сравнения обеспечивает возможность показа различий и схожести объектов, входящих с состав сравниваемых изделий. Эти операции могут производиться как над спецификациями отдельных узлов, так и над полным составом изделия. Система электронного документооборота T-FLEX DOCs определяет не только качественные различия, но и количественные несоответствия в проектах.
Пользовательские настройки отображения данных
С целью максимально приближения представления хранимых данных к удобному для пользователя виду, в системе электронного документооборота T-FLEX DOCs предусмотрена возможность настройки всех основных окон пользовательского интерфейса. Поставляемый в составе системы электронного документооборота T-FLEX DOCs редактор диалогов позволяет "на месте" спроектировать любые диалоговые окна, которые будут использоваться для редактирования свойств объектов определенного класса. Эти возможности направлены на достижение эффекта "привычного восприятия" данных пользователями. Часто подобные "мелочи" являются очень важными, поскольку людям приходится приспосабливаться к использованию программ в тех областях своей профессиональной деятельности, где ранее все решали лишь четкие и продуманные правила проведения работ. Отображение данных в стиле "все под рукой" - основа пользовательского интерфейса системы электронного документооборота T-FLEX DOCs.
Настройка используемых структур данных
Важной особенностью системы электронного документооборота T-FLEX DOCs является наличие гибкой и перенастраиваемой встроенной информационной системы, на базе которой организована вся внутренняя работа с параметрами объектов и их структурой. Благодаря этому инструменту, в системе электронного документооборота T-FLEX DOCs может быть организована работа с данными любой необходимой пользователю структуры.
Взаимодействие с системами управления производством
Система электронного документооборота T-FLEX DOCs является информационным ядром всего комплекса программ T-FLEX и хранит сведения обо всех структурах изделий, их параметрах, состоянии и многом другом. Благодаря глубокой внутренней интеграции с системами T-FLEX CAD и T-FLEX Технология, в системе электронного документооборота T-FLEX DOCs постоянно происходят процессы появления и преобразования структур разрабатываемых изделий и сведений о технологии их производства и сборки. Эти сведения могут быть переданы в различные системы управления производством как через унифицированные обменные файлы формата XML, так и посредством создания специализированных программных модулей, построенных на базе T-FLEX DOCs API. В настоящее время имеется ряд предприятий, на которых налажен обмен данными между системой электронного документооборота T-FLEX DOCs и системами 1С-Предприятие и BAAN. Ведутся работы по интеграции с программными комплексами Галактика и Axapta.
Поддержка технологии .NET
T-FLEX DOCs API (Application Programming Interface) позволяет создавать масштабируемые приложения на основе нового индустриального стандарта .NET.
Благодаря этой технологии разработка пользовательских приложений требует минимального времени, поддержкиваются нескольких десятков языков программирования и независимость пользовательских приложений от обновления версий системы электронного документооборота T-FLEX DOCs. Объектная структура T-FLEX DOCs API частично повторяет структуру основных объектов T-FLEX DOCs и предоставляет пользователю максимальные возможности по использованию функциональности системы.
NauDoc свободно распространяемая система электронного доку-ментооборота для небольших компаний. NauDoc специально создан для небольших компаний, которые нуждаются в гибком решении для организации СЭД. Это накладывает определённые ограничения на производительность NauDoc – система рассчитана на одновременную работу не более 10 пользователей и ведение базы документов в объеме не более 5 000 документов в год. Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:
Назначение системы электронного документооборота (СЭД) NauDoc качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).
Основные возможности NauDoc:
Создание, обработка и хранение документов NauDoc позволяет создавать и хранить электронные документы в тематических разделах с предоставлением доступа к ним. При создании документов может использоваться как стандартный, так и расширенный набор реквизитов.
Контроль исполнения
NauDoc позволяет назначать задания пользователям, контролировать и формировать отчеты по исполнению. Каждое задание содержит исчерпывающую информацию для контроля: инициатор задания, исполнитель, соисполнитель, контролер задания, дата назначения, дата окончания, переносы даты окончания задания, назначенные подзадания и другая информация, позволяющая полноценно и своевременно проводить контроль исполнительской дисциплины.
Планирование периодических заданий
NauDoc позволяет создавать задания, автоматически повторяющиеся через определенный интервал времени (день, неделя, месяц и т.д.).
Настройка этапов обработки документов (workflow)
Администратор системы имеет возможность создавать многоэтапные процедуры обработки документов с назначением ответственных за каждый этап, использованием шаблонов документов и возможностью контроля этапов прохождения для каждого из инициированных бизнес-процессов.
Работа через Интернет-браузер
Доступ к документам в NauDoc осуществляется через Интернет-браузер. Информация передается по защищенному каналу, доступ предоставляется только пользователям, прошедшим аутентификацию.
Регистрация электронных и бумажных документов
Любой электронный или бумажный документ можно зарегистрировать в журнале регистрации с заполнением учетной карточки документа.
Движение документов
При коллективной работе с документами все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, участвующие в работах по документу, получают доступ к документу в процессе работы.
Работа со связанными документами
Любой документ в NauDoc можно связать ссылками с неограниченным числом других документов. Ссылки позволяют прослеживать неформализованные процедуры создания документов, находить исходные и порожденные документы.
Управление правами доступа
Заведение нового пользователя в систему и его включение в группы пользователей осуществляет администратор системы, за предоставление доступа к отдельному разделу отвечает редактор раздела.
Уведомление о событиях
Пользователи NauDoc могут получать уведомления о постановке документов на контроль, получении входящей почты, назначении заданий и других событиях в системе. Уведомления высылаются на адрес электронной почты, пейджер или сотовый телефон (SMS).
Полнотекстовый поиск
В NauDoc реализован расширенный поиск по ключевым словам. Поиск производится в реквизитах и содержании документов, а также во вложенных файлах следующих форматов doc, xls, pdf, rtf, ppt, html.
Интеграция с электронной почтой
NauDoc обеспечивает возможность работы с входящей и исходящей электронной почтой как с обычными документами системы.
Архивирование документов
Документы с истекшим сроком службы помещаются в архив, доступ к ним возможен в режиме просмотра архива.
Управление информацией на Интернет-сайте
NauDoc позволяет создавать многофункциональные web-сайты с возможностью управления их содержанием и структурой без участия программистов.
Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла (docflow)
Переходы между этапами жизненного цикла документа могут сопровождаться автоматическим назначением заданий исполнителям, выполнение заданий может инициировать автоматический переход на другой этап жизненного цикла. Настройка маршрутизации документа доступна администратору системы и не требует навыков программирования.
Основные объекты NauDoc
Документооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов объектов:
Объект «Журнал» представляет собой совокупность учетных записей, фиксирующих факт регистрации входящих и исходящих документов.
Одной из основных характеристик объектов в системе NauDoc является идентификатор – уникальная комбинация символов латинского алфавита и цифр, по которой система однозначно определяет данный объект. В идентификаторе не допускается использование пробелов, специальных символов (@, #, $, %, ^, &, * и др.), а также букв кириллицы.
Если идентификатор не указан, система, в большинстве случаев, генерирует его автоматически, основываясь на названии этого объекта. Например, если документ озаглавлен «Акт о списании материальных ценностей», то генерируемый по умолчанию идентификатор будет выглядеть как “Akt_o_spisanii”.
Хранилище документов NauDoc
Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище. Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую из отдельных папок и содержащихся в них объектов
Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.
Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище документов, которое содержит только те объекты, к которым данный пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей.
В качестве примера на Рис. 0.2 красным цветом выделены те «ветви» в древовидной структуре корпоративного хранилища документов, которые доступны отдельно взятому пользователю. Из этих «ветвей» формируется структура персонального хранилища документов данного пользователя.
У каждого пользователя есть личная папка, в которой он является редактором. Все личные папки пользователей расположены в папке «Личные папки». В личной папке пользователя автоматически создаются две папки: «Избранное» (см. п. Ошибка! Источник ссылки не найден. «Ошибка! Источник ссылки не найден.) и «Поисковые запросы» (см. п. Ошибка! Источник ссылки не найден. «Ошибка! Источник ссылки не найден.»).
Система пользовательских прав
В NauDoc действует система разграничения доступа к документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей. Объем прав пользователя на выполнение операций с документами определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель». В Табл.0.1 приведены полномочия ролей, действующие в системе NauDoc по умолчанию.
Роль определяет полномочия пользователя по отношению к отдельной папке и хранящимся в папке документам. Гибкость системы разграничения доступа NauDoc заключается в том, что один и тот же пользователь может иметь различные права в разных папках – от «Читателя» до «Редактора». Кроме того, роль определяет список действий, которые пользователю разрешено совершать с документом при осуществлении документооборота (подробнее см. п.Ошибка! Источник ссылки не найден. «Права штатных единиц и подразделенийОшибка! Источник ссылки не найден.»). Список этих действий для каждой роли задается в настройках категории документа.
Таблица 3.1. Распределение полномочий в папке по ролям в соответствии с настройками системы NauDoc по умолчанию
| Полномочия | Редактор | Писатель | Автор | Читатель |
| Создание новых папок | + | - | - | - |
| Назначение прав доступа | + | - | - | - |
| Создание документов | + | + | + | - |
| Редактирование документов | + | + | + | - |
| Удаление документов | + | + | + | - |
| Чтение документов | + | + | + | + |
| Создание комментариев к документам | + | + | + | + |
| Смена владельца документа | + | - | - | - |
Каждый новый пользователь NauDoc получает права «Редактора» в своей личной папке, которая является аналогом папки «Мои документы» в операционной системе Microsoft Windows 95/98/2000. Права «Редактора» в личной папке выдаются при регистрации пользователя в NauDoc и позволяют ему управлять правами доступа в своей личной папке, а также в содержащихся в ней папках.
Для пользователя, выполняющего функции администратора системы, в NauDoc существует специальная роль – Администратор. Пользователь с ролью «Администратор» имеет право регистрировать и удалять других пользователей в системе, управлять составом групп пользователей и системными настройками NauDoc. Кроме того, администратор может изменять распределение полномочий пользователей по ролям.
Правило наследования прав
В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в многочисленных папках, имеющихся в NauDoc.
К примеру, пользователь, получивший права «Читателя» в корневой папке A (Рис. 0.3), автоматически получает права на чтение во вложенных папках B и C. При отсутствии правила наследования права «Читателя» пришлось бы выдавать по отдельности в каждой из перечисленных папок.
Персональные и групповые права
Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав (например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам отдела или рабочей группы.
Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для работы с документами пользователю недостаточно групповых прав «Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той же самой папке.
С помощью выдачи персональных прав могут корректироваться и наследуемые права пользователя. В этом случае персональные права, выданные пользователю в текущей папке, могут расширить его права, которые он унаследовал от корневой папки.
Например, если в корневой папке А (Рис. 0.4) пользователь имеет права «Автора» , то он имеет тот же набор прав во вложенной папке В, которая содержится в папке А. При этом в самой папке В пользователю могут быть выданы более широкие права, например, права «Редактора».
Права штатных единиц и подразделений
Система NauDoc позволяет управлять правами доступа к документам не только на уровне конкретных пользователей и пользовательских групп. Во многих случаях удобно назначать права в соответствии со штатной (организационной) структурой организации. При этом права выдаются отдельной штатной единице или организационному подразделению в целом.
У любой штатной единицы может быть назначен заместитель, к которому автоматически переходят права работы с документами при ее временном отсутствии.
Для управления правами доступа на уровне организационной структуры администратор системы NauDoc должен заполнить системные справочники. Начало работы с NauDoc
Программа NauDoc работает в оболочке Интернет-браузера Microsoft Internet Explorer (версия 5.5 и выше), поэтому перед входом в систему откройте новое окно Internet Explorer.
Инженером И.В.Брагиным из Ногинска разработан комплекс программных средств управления электронным документооборотом*1 для нужд своего предприятия. Опыт этой разработки представляется ценным для профильных предприятий радиопромышленности и заслуживающим изучения в вузах рамках учебных курсов автоматизации документооборота.
Ключевым компонентом системы является программа управления электронным документооборотом БрагинДок. Кроме нее в состав системы входит ряд вспомогательных программ, обеспечивающих собственно формирование конструкторских докуменитов, которые и включаются в автоматизированный документооборот. Система предназначена для организации автоматизированного документооборота конструкторской документации (КД) на небольших предприятиях, разрабатывающих документы по ЕСКД.
Программа обеспечивает:
отображение единичных и групповых комплектов КД в виде наглядного дерева документов;
отображение неучтенных (находящихся в разработке) и учтенных комплектов КД, а также учтенных, находящихся на изменении;
отображение и изменение состояния документов проекта в процессе разработки и согласования;
отображение состояния всех разрабатываемых проектов в процессе разработки и согласования;
просмотр содержания проектов на любой момент в прошлом;
автоматическое нахождение всех, в том числе и заимствованных, файлов (нет необходимости специально «прикреплять» файлы);
отображение в схеме КД формата документа и номера его последнего изменения;
просмотр и вывод на печать документов с помощью программы Adobe Acrobat;
комплектование выбранных в схеме КД электронных дубликатов, в том числе и поформатное;
быстрый доступ ко всем извещениям об изменении (ИИ), на основании которых в документ(ы) были внесены изменения;
просмотр структуры изделия;
формирование списка покупных составных частей;
формирование ведомости деталей и сборочных единиц;
быстрый доступ к технологическим файлам и файлам программного обеспечения (ПО);
поиск текста в спецификациях, в том числе и обозначений спецификаций, в которых искомый документ записан (поиск применяемостей);
вывод схемы КД проекта в лист MS Excel;
работу с неограниченным количеством проектов любого количества предприятий, при условии, что индексы (шифры, коды) их проектов не совпадают;
одновременную печать комплекта документов на принтеры разных форматов;
коллективную работу по сети.
Требования к операционной среде и формату документов
Для работы программы на компьютере должна быть установлена программа MS Excel 2002/2003/2007, а для просмотра и вывода на печать документов - Adobe Acrobat.
Обозначения документам должны присваиваться
по ГОСТ 2.20180. Для обозначений деталей должны использоваться классы 71-76, а для сборочных единиц - все остальные.
по Н0.000.005.
Оформление спецификаций должно производиться в MS Excel с помощью программы Texcel (www.verzak.ru).
Выпуск ИИ должен осуществляться с помощью программы Генератор извещений (www.verzak.ru).
Остальные документы (чертежи, схемы, текстовая документация) могут разрабатываться в любых программах и САПРах.
Права доступа пользователей к папкам и файлам проектов назначаются средствами MS Windows. Для изменения прав доступа удобно воспользоваться программой Правдос (www.verzak.ru).
Подготовка к работе
Для начала работы программы необходимо запустить файл BraginDoc.exe, например, с помощью ярлыка, размещаемого на рабочем столе MS Windows пользователя.
Управление проектами
Управление проектами доступно только администраторам проектов.
После загрузки диалогового окна программы в его дереве проектов будут присутствовать записи проектов, как показано на рис. 3.11.
Запись проекта включает:
индекс (шифр, код) проекта (далее - индекс);
обозначение и полное наименование изделия и всех его исполнений;
текущее
состояние проекта в виде значка:
- "В разработке"
- "Учтенный"
- «На изменении» (учтенный проект, для изменения одного или нескольких документов которого в текущий момент разрабатывается ИИ).
Для создания проекта необходимо выбрать команду меню Проекты>>Новый проект. Программа предложит ввести индекс, обозначение и наименование проекта. После чего, в дереве проектов появится запись проекта, а в папке РАЗРАБОТКА - минимально необходимые для начала работы над проектом подпапки и файл MS Excel с верхней спецификацией проекта (см. стр. 146-147).
По окончании работы над проектом его электронную часть КД (ЭЧКД) необходимо перевести в состояние «Учтенный». Выделите нужный проект. Выберите команду меню Проекты>>В учтенные. Программа проверит возможность перевода проекта в «Учтенный» и скопирует необходимые файлы в папку УКД, а в дереве проектов против записипроекта значок «В разработке» поменяется на значок «Учтенный».
Если для документов проекта готовятся изменения (разрабатывается ИИ), то для просмотра проекта с учетом всех вносимых изменений необходимо добавить проект в состоянии «На изменении». Выделите запись нужного учтенного проекта и выберите пункт меню Проект>>На изменение. В дереве проектов появится такой же проект но со значком «На изменении».
По окончании работы над ИИ необходимо провести изменения и в ЭЧКД.
Выберите пункт меню Проекты>>Внести изменения по извещению<Номер ИИ>, где <Номер ИИ> - номер пока еще не учтенного в электронном виде извещения. Программа переместит нужные файлы в нужные папки и пометит ИИ как учтенное. После чего, в схемах КД будут отображаться документы с учетом внесенных изменений (см. далее).
В дереве проектов проекты могут быть объединены в логические (условные) группы. Для создания новой группы выберите команду меню Пректы>>Создать новую группу. В появившемся окне введите название группы и нажмите на кнопку ОК. В дереве проектов появится пиктограмма новой группы.
Для переименования группы выделите название этой группы и выберите команду меню Проекты>>Переименовать группу. В отобразившемся окне введите новое название и нажмите на кнопку ОК. Выделенная группа будет переименована.
Для удаления группы выделите ее название и выберите команду меню Проекты>>Удалить группу. Группа будет удалена из дерева проектов, а ее проекты станут отображаться в дереве не входящими ни в одну из групп.
Для перемещения проекта в группу выделите этот проект и выберите команду меню Проекты>>Переместить проект в группу. В отобразившемся окне введите название нужной группы и нажмите на кнопку ОК. Проект будет перемещен в эту группу.
Схема КД
Для просмотра схемы КД необходимо в дереве проектов щелкнуть левой клавишей мыши по записи «Обозначение + Наименование» изделия (исполнения). По истечении некоторого времени в окне программы отобразится схема КД в виде дерева документов как показано на рис. 3.12.
Записи дерева соответствуют документам комплекта КД и включают формат документа по ГОСТ 2.301-68, обозначение и наименование документа, а так же номер последнего изменения, заключенный в круглые скобки. Серый цвет записи документа говорит о том, что электронный дубликат (файл PDF) документа не создан или недоступен.
Просмотр документов
При выделении документа в схеме КД на экране отобразится уменьшенная копия первого листа документа как показано на рис. 3.13.
Для более детального просмотра документа щелкните по его уменьшенной копии левой клавишей мыши. При этом запустится программа Adobe Acrobat, в окне которой отобразится весь документ как показано на рис. 3.14.
Если для создания документа была использована 3Dмодель, то под уменьшенной копией документа появится уменьшенное изображение последней версии этой модели и чертеж, выполненный на ее основе (электронный оригинал). Кнопками 2D и 3D переключается отображение с модели на чертеж и обратно (см. рис. 3.13). Щелчок левой клавишей мыши по изображению модели или электронного оригинала запустит программу Autodesk Inventor или Autodesk AutoCAD для более детального их просмотра, если проект учтен, или для редактирования, если проект в разработке или на изменении.
В случае, когда электронный оригинал выполнен в программе, отличной от Autodesk Inventor или Autodesk AutoCAD (например, КОМПАС, SolidWorks, TFLEX, PCAD, Microsoft Word и т. д.), вместо 2D-чертежа появится пиктограмма (иконка) этого файла как показано на рис. 3.15. Щелчок левой клавишей мыши по иконке откроет электронный оригинал для просмотра или редактирования. Щелчок правой клавишей мыши позволит открыть папку с электронным оригиналом.
Доступ к технологическим файлам и файлам ПО
Для доступа к технологическим файлам и файлам ПО в схеме КД выделите ведомость файлов (ВФ). Программа просканирует документ и отобразит записи файлов в виде подузлов документа ВФ. При выделении записи файла в графическом окне «Электронный оригинал» отобразится иконка этого файла. Щелчок левой клавишей мыши по иконке откроет файл, а щелчок правой клавишей — откроет папку Windows с файлом. При открытии технологичеких файлов и файлов ПО делается активной директория с файлом. Это позволяет, например, запускать файлы ПО пакетно.
Печать документов
Для вывода документа на печать откройте электронный дубликат как описано выше. В окне Adobe Acrobat выберите команду File>>Print... и в отобразившемся диалоговом окне Print нажмите на кнопку OK.
Второй способ вывода на печать. Щелкните правой кнопкой по уменьшенному изображению электронного дубликата. В отобразившемся контекстном меню выберите команду Печать....
Для распечатыки комплекта разноформатных документов, отметьте в схеме КД все или только нужные документы. Выберите команду меню Документ>>Печать. В отобразившемся диалоговом окне (рис. 3.16) назначьте для каждого формата листа принтер. Укажите необходимое количество копий. Нажмите на кнопку ОК.
Выпуск извещений об изменении (ИИ)
Запуск программы Генератор извещений для выпуска ИИ осуществляется командой меню ИИ. Подробное описание работы с программой Генератор извещений приведено в ее Руководстве пользователя.
Просмотр изменений документа
При выделении измененного документа в схеме КД под схемой отобразятся номера всех ИИ, по которым этот документ был изменен (рис. 3.17). Щелчок левой клавишей мыши по номеру ИИ отобразит содержание изменения, внесенного в документ по данному ИИ.
Двойной щелчок левой клавишей мыши по номеру ИИ откроет дубликат ИИ программой Adobe Acrobat. Извещение станет доступно для просмотра или печати.
Комплектование документов
Чтобы создать комплект электронных дубликатов (например, для передачи изготовителю) следует выбрать команду меню Вид>>Поля выбора. После этого в схеме КД следует отметить нужные документы и выберите команду меню Документы>>Дубликаты в папку ОБМЕН как показано на рис. 3.18. Электронные дубликаты отмеченных документов будут скопированы в папку ОБМЕН, расположенную в одном каталоге с папкой УКД. Если папка ОБМЕН отсутствует, то перед копированием она будет создана автоматически.
Если выбрать пункт меню Документы > Дубликаты в папку ОБМЕН поформатно, программа создаст в папке ОБМЕН подпапки с именами, состоящими из обозначений форматов, присутствующих в проекте (например, А4, А3, А2) и скопирует в них соответствующие электронные дубликаты.
Программа подсчиты-вает общее количество листов в документах. Отметьте все или только нужные документы. Выберите пункт меню Документы>>Количество листов.
Через некоторое время на экране отобразится окно с сообщением как показано на рис. 3.19.
Состояние КД
Для просмотра или изменения состояния разрабатываемых документов выбирается вкладка Состояние КД. В окне программы отобразится таблица состояний документов текущего проекта как показано на рис. 3.20.
Под состоянием документа понимается набор атрибутов документа отображающих прохождение документа по службам организации.
Звездочки * в таблице состояний показывают, с какими службами или должностными лицами должен быть согласован документ.
Атрибут Готовность показывает примерную степень готовности документа в процентах. Готовность 100% соответствует подписанию документа в графе «Разраб.».
После того, как готовность документа указана 100, станут доступными для заполнения другие атрибуты состояния. Остальные атрибуты имеют по два поля. В левое поле записывается дата передачи документа на подпись (начало согласования). После указания даты передачи в таблице состояний отобразится восклицательный знак «!», информирующий о том, что документ находится на согласовании. В правое поле атрибута вносится дата подписания документа. При наличии двух дат в таблице состояний для документа отобразится надпись ОК, информирующая о том, что документ подписан и может быть передан в следующую службу организации.
В последнее поле СТД вносится дата сдачи документа в службу технической документации (Архив). После заполнения этого поля документ считается учтенным.
Состояние проектов
Для просмотра состояния каждого проекта, находящегося в разработке, выбирается вкладка Проекты. В окне программы отобразится таблица состояний проектов как показано на рис. 3.21.
Структура изделия
Для просмотра структуры изделия выберите вкладку Структура изд.. В окне программы отобразится древовидная схема (структура) изделия, показывающая составные части изделия, их входимость и количество (рис. 3.22).
Покупные составные части
При формировании структуры изделия программа создает список покупных составных частей (ПСЧ) из разделов спецификаций «Стандартные изделия», «Прочие изделия» и «Материалы». Просмотреть его можно выбрав вкладку ПСЧ.
Список ПСЧ может быть получен как для всего изделия, так и для любой его специфицированной составной части (сборочной единицы). В структуре изделия щелкните правой клавишей мыши по специфицированной составной части (рис. 13). В отобразившемся контекстном меню выберите пункт Покупные составные части. Программа автоматически переключится на список ПСЧ. В списке будут присутствовать только ПСЧ из выбранной специфицированной составной части.
Для составления списка ПСЧ только из разделов «Стандартные изделия» либо «Прочие изделия» либо «Материалы» щелкните правой клавишей мыши по вкладке ПСЧ.
В отобразившемся контекстном меню выберите название соответствующего раздела (рис. 3.23). В списке останутся только ПСЧ из выбранного раздела спецификаций.
Список ПСЧ выводится в лист MS Excel для последующей обработки или печати командой меню Документ>>Создать>>Список ПСЧ.
Детали и сборочные единицы
При формировании структуры изделия программа создает список деталей и сборочных единиц (ДСЕ). Просмотреть его можно щелкнув левой клавишей мыши по вкладке ДСЕ.
Список ДСЕ может быть получен как для всего изделия, так и для любой его специфицированной составной части (сборочной единицы). В структуре изделия щелкните правой клавишей мыши по специфицированной составной части (см. рис. 3.22). В отобразившемся контекстном меню выберите Детали и сборочные единицы. Программа автоматически переключится на список ДСЕ. В списке будут присутствовать только ДСЕ из выбранной составной части.
Для составления списка отдельно деталей либо сборочных единиц щелкните правой клавишей мыши по вкладке ДСЕ. В отобразившемся контекстном меню выберите Сборочные единицы либо Детали (рис. 3.24). В списке останутся только сборочные единицы или только детали.
Список ДСЕ выводится в лист MS Excel для последующей обработки или печати командой меню Документ>> Создать>>Список ДСЕ.
Поиск
Для поиска текста в спецификациях выберите вкладку Поиск. Выберите проекты, графы спецификации и дополнительные параметры для поиска. Нажмите на кнопку Найти (рис. 3.25).
Опция Неиспользованные обозначения выводит список зарегистрированных обозначений документов, отсутствующих в спецификациях. Опция Применяемость покажет все спецификации, в которых применен выбранный документ.
Терминология, используемая в данном разделе, а также правила размещения программ и данных в файловой системе компьютера сформулированы в проекте трех стандартов предприятия, разработанных также И.В.Брагиным. Приведем здесь схему размещения файлов программ и данных, используемую автором разработки.
В папке _SOFT находятся файлы программы.
В папке DATA находятся файлы с информацией об изменениях в КД и некоторой другой.
Папка РАЗРАБОТКА включает подпапки. Каждая подпапка содержит файлы одного проекта: учтенного, в разработке или на изменении.
Папка УКД\ДУБЛИКАТЫ содержит электронные дубликаты по правилу «один документ - один файл». В эту папку файлы только добавляются и никогда из нее не удаляются.
Папка УКД\СПЕЦИФИКАЦИИ включает только папки с файлами спецификаций учтенных проектов. Каждая подпапка соответствует одному проекту. Имя папки-проекта состоит из индекса проекта. Каждая папка-проект содержит как минимум один файл MS Excel со спецификациями, созданными при помощи программы Texcel. Имена файлов со спецификациями должны начинаться с индекса проекта.
Ценность приведенного материала для нашего курса состоит в том, что рассмотренная система автоматизации документооборота разработана конструктором применительно к своей профессиональной сфере. Автор сообщает о том, что разработанная система внедрена рядом профильных организаций. Автор продолжает работу над системой, постоянно выкладывает на Интернет-ресурсы обновления системы и ее компонентов (www.verzak.ru, www.pcad.ru).
Проведенное в нашем курсе рассмотрение нормативной базы, регламентирующей разработку и обращение конструкторско-технологической документации, системных вопросов комплексной автоматизации работы с информационными потоками в научно-производственных фирмах, назначения, основных понятий, базовых принципов построения и практической реализации некоторых систем автоматизации документооборота в профильной, радиоэлектронной отрасли позволяет надеяться, что выпускники радиотехнической специальности окажутся достаточно подготовленными к работе в современных научно-исследовательских и проектных организациях с автоматизированным документооборотом.
